Datenschutz für Kandidatinnen und Kandidaten
Sie haben eine Nachricht von uns bekommen und fragen sich, woher wir Ihre Daten haben. Diese Seite beantwortet das. Sie gilt, wenn wir Sie angesprochen haben, ohne dass Sie sich bei uns beworben haben.
Das Wichtigste in vier Sätzen
- Wir haben Ihr berufliches Profil in einem beruflichen Netzwerk gefunden, nicht Ihre privaten Konten.
- Wir geben nichts an ein Unternehmen weiter, bevor Sie den Namen des Unternehmens kennen und zugestimmt haben.
- Ihr Arbeitgeber erfährt von uns nichts. Nicht, dass wir gesprochen haben. Nicht, dass Sie offen für etwas Neues sind.
- Ein Wort von Ihnen genügt, und wir löschen Ihre Unterlagen. Was aus rechtlichen Gründen bleiben muss, steht in Abschnitt 6.
1. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist
Solvatek GmbH
FW Personalberatung
Roonstraße 23a
76137 Karlsruhe
Ihr Ansprechpartner: Felix Wilhelm
Telefon: +49 176 95422094
E-Mail: felix@fw-hr.de
2. Woher wir Ihre Daten haben
Wir haben Ihre Daten nicht von Ihnen selbst. Deshalb informieren wir Sie hier. Das schreibt Artikel 14 der Datenschutz-Grundverordnung vor.
Ihre Daten stammen aus einer dieser Quellen:
- Ihrem öffentlich sichtbaren Profil in einem beruflichen Netzwerk (LinkedIn, XING)
- öffentlich zugänglichen Quellen im Internet: Unternehmenswebsites, Fachbeiträge, Vorträge, Presseberichte
- einer Empfehlung aus unserem beruflichen Netzwerk
- Ihren eigenen früheren Angaben, wenn wir bereits Kontakt hatten
Welche Quelle es in Ihrem Fall war, sagen wir Ihnen auf Nachfrage konkret. Fragen Sie einfach.
Was wir nicht tun: Wir sehen uns keine privaten Profile an. Kein Facebook, kein Instagram, keine privaten Konten. Wir recherchieren nichts über Ihr Privatleben, Ihre Gesundheit, Ihre Herkunft, Ihren Glauben, Ihre politische Meinung oder Ihre Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft. Wenn uns so etwas zufällig begegnet, spielt es keine Rolle und wird nicht weitergegeben.
3. Welche Daten wir verarbeiten
- Kontaktdaten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Profil-Adresse im Netzwerk
- Berufliche Daten: aktuelle Position, Arbeitgeber, beruflicher Werdegang, Ausbildung, Qualifikationen, Fachkenntnisse, Sprachen
- Daten aus unserem Kontakt: Ihre Antwort, Gesprächsnotizen, Ihre Vorstellungen zu Aufgabe, Region und Vergütung
- Unterlagen, die Sie uns schicken: Lebenslauf, Zeugnisse, aber nur, wenn Sie sie uns von sich aus geben
Mehr nicht. Wir legen keine Vorratssammlung an.
4. Wozu wir Ihre Daten verarbeiten und auf welcher Rechtsgrundlage
| Wozu | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Prüfen, ob Ihr Profil zu einer Position passt, die wir zu besetzen haben, und Sie ansprechen | Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO: unser berechtigtes Interesse und das des Unternehmens, eine offene Stelle zu besetzen; und Ihr Interesse, von einer passenden Position zu erfahren |
| Sie betreuen, sobald Sie Interesse zeigen: Gespräche, Vorbereitung, Vorstellung beim Unternehmen | Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO: Schritte vor einem möglichen Arbeitsvertrag, auf Ihren Wunsch |
| Gesetzliche Pflichten erfüllen, etwa steuerliche Aufbewahrung | Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO |
| Aufnahme in unseren Kandidatenkreis über den konkreten Anlass hinaus | Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO: nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung |
Zur ersten Zeile, weil sie erklärungsbedürftig ist: Wir dürfen Ihr berufliches Profil ansehen und Sie ansprechen, ohne Sie vorher zu fragen. Das erlaubt uns das Gesetz, weil Sie Ihr Profil selbst beruflich veröffentlicht haben und weil unser Interesse an der Besetzung einer Stelle Ihre Interessen in dieser Situation nicht überwiegt. Sie können dem jederzeit widersprechen, siehe Punkt 9.
5. Wer Ihre Daten bekommt
Das Unternehmen, das die Stelle besetzt, aber erst, wenn beides erfüllt ist:
- Sie kennen den Namen des Unternehmens.
- Sie haben der Weitergabe zugestimmt.
Vorher erfährt das Unternehmen nicht, dass es Sie gibt. Wenn wir den Namen des Unternehmens im ersten Gespräch noch nicht nennen dürfen, sagen wir Ihnen das offen und beschreiben Branche und Region. Den Namen erfahren Sie in jedem Fall, bevor wir etwas weitergeben.
Weitergegeben wird dann: Ihr beruflicher Werdegang und unsere Einschätzung, warum Sie zu der Aufgabe passen. Auf einer Seite.
Was das Unternehmen nicht bekommt: Angaben zu Ihrer Gesundheit, zu einer Schwerbehinderung, zu Ihrem Glauben, Ihrer Herkunft, Ihrer politischen Meinung oder einer Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft. Auch dann nicht, wenn Sie uns davon erzählt haben.
Ihr jetziger Arbeitgeber erfährt von uns nichts. Wir fragen keine Referenzen bei Ihrem aktuellen Arbeitgeber ab. Referenzen fragen wir nur, wenn Sie uns vorher sagen, bei wem wir fragen dürfen.
Weitere Empfänger: technische Dienstleister, die für uns arbeiten und an unsere Weisungen gebunden sind. Welche das sind, steht in der Datenschutzerklärung dieser Website. Dazu Stellen, denen wir gesetzlich Auskunft geben müssen, etwa das Finanzamt.
6. Wie lange wir Ihre Daten speichern
| Fall | Dauer |
|---|---|
| Sie antworten nicht oder sagen ab | Löschung spätestens 4 Monate nach der Absage beziehungsweise nach Abschluss der Suche |
| Sie sagen sofort „kein Interesse“ | Löschung unverzüglich. Es bleibt nur ein Vermerk, dass Sie nicht angesprochen werden möchten: Ihr Name und der Weg, auf dem wir Sie erreicht haben. Mehr steht nicht darin. Er bleibt, solange wir überhaupt Kandidatinnen und Kandidaten suchen. Sonst könnten wir Ihren Wunsch nicht einhalten. |
| Sie wurden vorgestellt, aber nicht eingestellt | Ihre Unterlagen werden mit dem Abschluss der Suche gelöscht, spätestens 4 Monate danach. Es bleibt allein der Nachweis der Vorstellung: wen wir wann bei welchem Unternehmen vorgestellt haben. Dieser Nachweis bleibt drei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres der Vorstellung. |
| Sie werden eingestellt | Vertrag, Rechnung und Vermittlungsnachweis bleiben, solange Steuer- und Handelsrecht es verlangen (bis zu 8 Jahre beziehungsweise 10 Jahre). Ihre übrigen Unterlagen werden gelöscht. |
| Sie stimmen der weiteren Speicherung zu | 12 Monate, danach fragen wir Sie erneut. Antworten Sie nicht, löschen wir. |
Die 4 Monate folgen der Linie der zuständigen Aufsichtsbehörde. Der Grund: In dieser Zeit kann jemand rügen, er sei nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz benachteiligt worden. Bis dahin müssen wir belegen können, wie wir entschieden haben. Danach nicht mehr, dann wird gelöscht.
Der Nachweis einer Vorstellung bleibt länger, weil das Honorar daran hängt: Wird jemand, den wir vorgestellt haben, später doch eingestellt, muss belegbar sein, wer den Kontakt hergestellt hat. Dafür genügt dieser Nachweis. Ihre Bewerbungsunterlagen bleiben dafür nicht liegen.
Den Vermerk, dass Sie nicht angesprochen werden möchten, löschen wir auf Wunsch ebenfalls. Dann fehlt uns allerdings das Einzige, was uns daran hindert, Sie später erneut anzusprechen. Schreiben Sie uns, was Ihnen lieber ist.
7. Talentpool: Aufnahme in unseren Kandidatenkreis
Passt es diesmal nicht, fragen wir Sie, ob wir uns bei passender Gelegenheit wieder melden dürfen. Das entscheiden Sie frei. Sagen Sie Nein, hat das keine Auswirkung, weder jetzt noch später.
Ohne Ihre Zustimmung löschen wir Ihre Daten spätestens 4 Monate nach Abschluss der Suche beziehungsweise nach der Absage.
Mit Ihrer Zustimmung speichern wir sie 12 Monate. Danach fragen wir erneut; antworten Sie nicht, löschen wir. Gespeichert bleiben dann Ihre Kontaktdaten, Ihr beruflicher Werdegang und Ihre Angaben zu Aufgabe, Region und Vergütung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, also Ihre Einwilligung.
Widerruf: Sie können jederzeit formlos widerrufen, mit einer kurzen Nachricht an felix@fw-hr.de. Bis zum Widerruf bleibt die vorherige Verarbeitung rechtmäßig. Nachteile entstehen Ihnen dadurch nicht.
Was der Talentpool nicht ist:
- Keine Werbeeinwilligung. Wir melden uns zu konkreten passenden Positionen. Kein Newsletter, keine Rundmail, keine Angebote für andere Leistungen.
- Keine Erlaubnis zur Weitergabe. Vor jeder Vorstellung bei einem Unternehmen fragen wir erneut und einzeln (Punkt 5).
- Kein Ersatz für die Löschpflicht. Läuft die Frist ab und kommt keine Antwort, wird gelöscht, ohne Ausnahme und ohne weitere Erinnerungsschleife.
8. Keine automatische Auswahl, keine KI-Entscheidung
Über Sie entscheidet ein Mensch. Wir setzen keine Software ein, die Bewerbungen automatisch bewertet, sortiert oder aussortiert. Es gibt kein Punktesystem, kein Ranking, keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Artikel 22 DSGVO.
Wir analysieren auch nicht Ihre Stimme, Ihre Mimik oder Ihr Verhalten in Gesprächen. Solche Verfahren sind am Arbeitsplatz verboten, und wir halten sie ohnehin für falsch.
9. Ihre Rechte
Sie haben uns gegenüber diese Rechte:
- Auskunft (Artikel 15): Sie können jederzeit erfahren, welche Daten wir über Sie haben, woher sie stammen und an wen wir sie gegeben haben. Die erste Kopie ist kostenlos.
- Berichtigung (Artikel 16): Stimmt etwas nicht, korrigieren wir es.
- Löschung (Artikel 17): Sie können die Löschung verlangen.
- Einschränkung (Artikel 18) und Datenübertragbarkeit (Artikel 20).
- Widerruf einer Einwilligung (Artikel 7 Absatz 3): jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft.
Wir antworten innerhalb eines Monats. Brauchen wir länger, sagen wir Ihnen das innerhalb dieses Monats mit Begründung.
Ihr Widerspruchsrecht
Sie können jederzeit widersprechen, dass wir Ihre Daten verarbeiten, soweit wir das auf unser berechtigtes Interesse stützen (Artikel 21 Absatz 1 DSGVO).
Sie müssen das nicht begründen. Eine kurze Nachricht genügt: „Bitte löschen Sie meine Daten.“
Dann hören wir auf und löschen Ihre Unterlagen. Sie hören nichts mehr von uns. Damit das so bleibt, behalten wir nur einen Vermerk mit Ihrem Namen und dem Weg, auf dem wir Sie erreicht haben.
10. Beschwerderecht
Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart
poststelle@lfdi.bwl.de ·www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
Sie können sich auch an die Behörde an Ihrem Wohnort wenden.
11. Müssen Sie uns Daten geben?
Nein. Sie sind zu nichts verpflichtet. Sie müssen nicht antworten, nichts schicken und nichts begründen. Ohne Ihre Angaben können wir Sie nur nicht für eine Position vorschlagen; andere Nachteile haben Sie nicht.
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